Dématérialisezvos fiches de paie pour un envoi rapide et économique à partir d’une solution unique.Les enjeux de la dématérialisation :Jusqu’à 70% d’économi
Cabinets d'expertise comptable, gestionnaires de paie et responsables des ressources humaines doivent appliquer le règlement général sur la protection des données personnelles ou RGPD au référentiel proposé par la CNIL permet de répondre aux questions que se posaient les praticiens et apporte de nombreuses référentiel proposé par la CNIL s'adresse à tous les organismes publics ou privés et vise à encadrer la mise en ½uvre des traitements courants de gestion du personnel. Il ne se limite pas aux seuls salariés mais concerne aussi les stagiaires, les vacataires et plus généralement tous les collaborateurs permanents ou temporaires que peut avoir un la CNIL rappelle que les employeurs sont tenus de respecter à la fois le RGPD et la loi informatique et libertés et l'ensemble des règles de la législation du travail textes légaux et réglementaires, conventions collectives....Pour rappel, le RGPD est un règlement européen qui est entré en vigueur et doit être mis en place à compter du 25 mai envoyer un bulletin de paie par mail ?En principe, et pour la sécurité des données personnelles du salarié, il vaut mieux opter pour une solution d'archivage avec téléchargement par les salariés de bulletin de paie au format PDF et donc dématérialisé oblige l'employeur à assurer l'archivage et la conservation des bulletins de paie pendant 50 ans en vertu de l'article L3243-8 du code du référentiel de la CNIL a été adopté le 21 novembre 2019 avant d'être publié au Journal officiel du 15 avril 2020. Il contient de nombreux exemples et ne s'applique pas aux traitements de gestion des ressources humaines qui utilisent des outils innovants comme la psychométrie, les traitements algorithmiques ou le profilage ;aux traitements qui ont pour objet ou effet, le contrôle individuel des et bulletin de paie les différentes finalitésLa CNIL liste 11 finalités différentes pour la mise en ½uvre d'un traitement de gestion du personnel. Elles concernent autant les services RH des entreprises que les cabinets d'expertise 11 traitements sont le recrutement ;la gestion administrative des personnels ;la gestion des rémunérations et les formalités administratives associées ;la mise à disposition d'outils professionnels ;l'organisation du travail ;le suivi des carrières et de la mobilité ;la formation ;la tenue des registres obligatoires et les rapports avec les instances représentatives du personnel ;la communication interne ;la gestion des aides sociales ;et enfin, la réalisation des audits, gestion du contentieux et du selon le référentiel de la CNIL, le traitement mis en ½uvre doit répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l' informations recueillies pour l'une des finalités ne peuvent être utilisées une nouvelle fois pour poursuivre un objectif incompatible avec la finalité et bulletin de paie les bases légales du traitementDès lors qu'il est question de gestion des ressources humaines et d'établissement des bulletins de paie, bulletin de salaire ou fiches de paie, il est possible de mobiliser les bases légales du traitement suivantes le respect d'une obligation légale incombant à l'organisme DSN, registre du personnel ... ;l'exécution d'un contrat auquel l'intéressé est partie contrat de travail ou de mesures précontractuelles ;la réalisation de l'intérêt légitime poursuivi par l'organisme ;l'exécution d'une mission d'intérêt 3 premières bases légales seront le fondement de la plupart des finalités de traitement des données personnelles des gestion des élections professionnelles, l'organisation des réunions du comité social et économique ou encore la DSN relèvent de l'obligation constitution d'une CVthèque, la gestion des agendas professionnels, l'organisation de cession de formation, la gestion des équipements et fournitures à la disposition des salariés relèvent de l'intérêt et bulletin de paie les données concernéesLorsque l'on parle du règlement qui doit permettre de protéger les données personnelles des personnes physiques et de bulletin de paie, on pense immédiatement à toutes les données qui peuvent permettre d'identifier le s'agit des noms, prénoms, adresse, numéro de Sécurité sociale, date et lieu de naissance etc. On pense moins souvent à l'évaluation des compétences du candidat au moment du recrutement ;au suivi de carrière et à la formation ;à la validation des acquis et de l'expérience ou VAE ;à la gestion des accidents du travail doit seulement collecter et utiliser les données qui sont strictement nécessaires. Pour la CNIL, il n'est pas question de demander un numéro de Sécurité sociale tant que la candidature n'est pas validée. Ce numéro peut être demandé pour la rédaction du contrat de travail et les déclarations relatives à l'embauche, pas au moment d'un entretien et bulletin de paie un accès aux données limité aux personnes habilitéesLes habilitations d'accès aux données personnelles du salarié doivent être documentées et cabinet d'expertise comptable par exemple, seules les personnes habilitées à gérer les paies ou le personnel et leurs supérieurs hiérarchiques devraient pouvoir accéder aux données. parentsde vincent clerc; lettre information salarié dématérialisation bulletin de paie Le saviez-vous ? La dématérialisation des bulletins de paie est entrée en vigueur depuis 18 mois ! Toutefois, si depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail prévoit que les bulletins de paie de chaque salarié doivent être remis sous format numérique, cette dématérialisation était en fait autorisée depuis 2009. Un nouveau format de bulletin dit simplifié est aussi obligatoire depuis le 1e janvier 2018. Si vous n’êtes pas familiarisé avec ces changements législatifs, nous vous conseillons la lecture de cet article. Mais dans les faits, rares étaient les services RH à avoir saisi cette opportunité. Et vous ? Êtes-vous convaincu par la nécessité de dématérialiser les RH? Pas encore? Alors notre article 3 raisons ultimes qui vous pousseront à dématérialiser vos RH est fait pour vous ! Ainsi en 2015 Jean-Christophe Sciberras révèle dans son rapport au gouvernement que seulement 15% des entreprises françaises optent pour ce format de bulletin de paie contre 73% en Grande-Bretagne et jusqu’à 95% en Allemagne. Sur un total de 240 millions de bulletins de paie par an, la marge de progression était flagrante! Aujourd’hui, dans les entreprises, comment s’organise cette dématérialisation des bulletins de paie? Et quels sont les résultats de sa mise en place ? Print Value revient en détail sur cette pratique devenue indispensable dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise, au même titre que la dématérialisation des factures, ou l’automatisation des notes de frais. Bulletins de paie dématérialisés reprenons depuis le début… Si vous n’avez jamais entendu parler de la dématérialisation des bulletins de paie, ce qui suit devrait vous éclairer… Si votre entreprise affiche 100% de bulletins de paie dématérialisés, alors bravo ! Nous vous conseillons de passer directement au paragraphe suivant… En 2017, la loi Travail a inversé la règle et l’optionnel alors qu’auparavant le salarié devait autoriser la dématérialisation de son bulletin de paie, aujourd’hui il est par principe considéré comme étant d’accord. → Les entreprises peuvent donc organiser l’envoi des bulletins de paie dématérialisés, et les salariés qui souhaitent conserver un envoi papier doivent désormais formaliser leur désaccord auprès de leur employeur. La loi Travail n’oblige donc pas les entreprises à dématérialiser les bulletins de paie, mais elle facilite ce changement. Un salarié par principe d’accord mais informé et libre de refuser ! Le principe est de considérer le salarié comme étant d’accord mais aussi de l’informer de ce changement qu’il peut d’ailleurs refuser à tout moment. Dans une entreprise comportant des délégués du personnel, ceux-ci doivent être formellement informés de ce changement organisationnel. Concrètement, dans le cas d’un collaborateur déjà en poste dans l’entreprise, celle-ci doit l’informer de ce changement, un mois avant l’envoi des 1ers bulletins dématérialisés. Pour un nouveau collaborateur, l’entreprise le prévient dès son l’entretien d’embauche. A ce moment, l’entreprise doit aussi indiquer au salarié qu’il est libre de refuser, et devra le guider dans l’exercice de son droit d’opposition. Vos salariés ne se sont pas opposés à cette dématérialisation? Rien n’est gagné… En effet, le refus du salarié peut intervenir à n’importe quel moment même s’il n’a pas exercé son droit d’opposition dans un premier temps, le salarié peut changer d’avis et l’exercer. L’entreprise a alors 3 mois pour revenir au process initial et préparer des fiches de paie papier qui seront remises en main propre ou envoyées par la poste. Vu la facilité pour refuser ce changement, la majorité des entreprises ont donc conservé les deux formats de bulletins de paie dématérialisés et papier, ce qui peut compliquer la gestion de la paie pour le service RH. Les 4 principes du bulletins de paie dématérialisé Si la loi facilite le recours au bulletin de paie dématérialisé, elle encadre aussi fortement cette transition numérique. 4 exigences guident la mise en place de ce projet Intégrité des données Confidentialité Disponibilité Accessibilité Intégrité des données Enjeu majeur des entreprises, la protection des données personnelles est une exigence forte accompagnant chaque projet de digitalisation des documents. Dans le cas d’un bulletin de salaire dématérialisé, l’intégrité des données personnelles est, avec la confidentialité, une des conditions indispensables pour que le bulletin numérique acquiert une valeur légale. Du point de vue de l’intégrité des informations, l’entreprise doit rendre le document inviolable en le scellant. Des fonctions de signature numérique, de hachage voire cryptage permettront au bulletin de salaire d’acquérir une valeur Le bulletin de paie dématérialisé doit être remis au salarié de manière sécurisée afin de garantir la confidentialité des données mentionnées sur le document, mais aussi être déposé dans un espace sécurisé. En pratique, l’entreprise peut transmettre les bulletins de salaire sous forme de PDF déposés dans un espace personnel, et protégés par une signature électronique. Les e-bulletins peuvent ensuite être placés dans un espace dédié et sécurisé, par exemple dans un coffre-fort numérique ou ESC espace sécurisé de conservation qui évitera tout risque de modifications Lors de ce changement, l’entreprise doit fixer une durée de disponibilité du document car deux options sont possibles. Rendre le bulletin de paie accessible au salarié Pendant 50 ans Jusqu’aux 75 ans de celui-ci Nota bene si l’entreprise cesse son activité ou que le prestataire extérieur ferme son service de conservation des e-bulletins, l’entreprise devra informer les salariés 3 mois avant la fermeture de l’espace sécurisé afin qu’ils puissent récupérer leur fiches de Quand l’employeur s’engage à mettre les e-bulletins de paie à la disposition de ses salariés pendant un certain temps, il s’engage aussi à ce que ces documents soient accessibles et à chaque instant, sous un format électronique “courant”, et ce facilement et rapidement. La question du CPA Afin de réunir les informations du salarié sur une même plateforme, les entreprises doivent aussi déposer les bulletins de salaires dématérialisés dans le compte personnel d’activité CPA de leur salarié. Le CPA est une nouvelle plateforme réunissant le Compte personnel de formation, le compte professionnel de prévention et le compte d’engagement citoyen. L’objectif de cet espace personnel est de réunir les documents liés à l’activité d’une personne et de la renseigner précisément sur ses droits professionnels. Chaque salarié ayant CPA consultable sur le site internet dédié, l’entreprise doit donc garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme aussi. Un salarié pourra donc consulter ses e-bulletins de paie via cette plateforme, mais ces derniers ne seront pas stockés directement dessus. Dématérialisation des bulletins de paie un bilan à nuancer… Globalement les entreprises ont très bien négocié ce tournant car elles ont compris que la dématérialisation documentaire permet de réduire les coûts et de simplifier les process. Ainsi en 18 mois la dématérialisation des bulletins de salaire est très bien perçue… Aujourd’hui, 58% des salariés se disent favorables au bulletin de paie dématérialisée. Une vraie avancée ! Contre toute attente, les salariés sont réceptifs à cette proposition car ils savent qu’ils peuvent toujours revenir au papier. Les jeunes en particulier sont en faveur de cette évolution de format, sans doute parce qu’elle correspond à la manière dont ils consultent leurs documents de manière instantanée et à tout endroit. Cependant, dans les faits, 80% des bulletins de paie sont encore sous format papier. Les TPE et PME sont encore très en retard sur cette tendance. De la théorie à la pratique, il n’y a pas toujours qu’un pas… Conclusion La dématérialisation du bulletin de salaire s’inscrit dans une logique globale de transformation numérique des usages en entreprise. Très encadrée, cette recommandation des pouvoirs publics constitue un réel bouleversement dans l’organisation de la paie au sein des services RH. Evidemment, la dématérialisation des bulletins de paie se fait de manière très progressive dans nos entreprises. Et vous? Rencontrez-vous des difficultés à négocier ce virage RH ? En matière de démat’ rien ne remplace un expert ! N’hésitez pas à consulter un professionnel pour vous aider dans vos projets de dématérialisation et de mise en conformité.Lechoc de simplification intègre un volet SIRH qui apporte des précisions sur la dématérialisation de la paie. eksaé vous en dit plus ! Le choc de simplification comprend un volet SIRH dont le point le plus attendu est la simplification du bulletin de paie. L’objectif est de rendre le bulletin de paie plus lisible et peut être, enfin, compréhensible par le salarié.
Vous êtes responsable de la paie et tous les mois vous réalisez l’édition des bulletins de salaire avec Sage Paie ? Découvrez les solution de dématérialisation des bulletins de paie SDRH et SDBP un gain de temps pour l’archivage et la diffusion sécurisée des bulletins de salaire vers le coffre-électronique de vos salariés. La dématérialisation des bulletins de salaire, un choix stratégique Sécuriser vos processus et évitez le risque d’erreur de saisie Gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier Archiver et hiérarchiser électroniquement vos documents Fiabiliser vos échanges et améliorer vos relations clients-fournisseurs Faciliter l’accès à vos documents dématérialisés Automatiser vos traitements Piloter en temps réel vos processus opérationnels quotidiens Réduiser vos consommables et votre empreinte carbone Dématérialisation des bulletins de paie directement depuis Sage Paie Le cadre légal A partir du 1er janvier 2017, il est considéré que le salarié accepte, par défaut, le bulletin de paie dématérialisé. Il garde cependant le droit de s’y opposer art. 54 du code du travail. Dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie, la loi El Khomri impose aux employeurs de garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Le bulletin de paie électronique BPE disponible sur un coffre-fort électronique et consultable via le CPA du salarié, a donc la même valeur juridique que celui établi sur un support papier. Sage dématérialisation des documents RH SDRH et Sage dématérialisation des bulletins de paie SDBP sont les solutions qui vous permettent de proposer à chaque salarié de choisir le mode de diffusion de son bulletin de salaire automatiser l’envoi du bulletin de paie en masse sur le coffre-fort électronique PeopleDoc du salarié directement depuis Sage Paie. Le salarié bénéficie d’un archivage des bulletins de salaire pendant 50 ans. ajouter des documents joints PV de CE, lettre d’information…* les personnaliser à votre mode opératoire stocker les documents RH de l’entreprise sur un coffre-fort* Une question ? Un projet ? Nous contacter A lire ensuite Voir plus d’articles lettreinformation salarié dématérialisation bulletin de paie espace proPourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? Dématérialiser les fiches de paie est une démarche qui s'inscrit dans une logique de mutation numérique des usages en entreprise. Le but est de faire des économies immédiates, estimées en moyenne à 33 à 67 %, constat particulièrement apprécié des salariés. De plus, les RH voient en ce système un facteur d'amélioration de la gestion administrative de leurs salariés. Enfin, cette démarche s'inscrit dans un développement durable de l'administration de l'entreprise. Il s'agit d'une recommandation encadrée par les pouvoirs publics afin d'améliorer la performance des ressources humaines. En effet, ce processus assure aux RH un gain de temps considérable lors de l'organisation de la paie. Dématérialisation des bulletins de paie cadre légal Il est utile de souligner que la dématérialisation des bulletins de paie est autorisée depuis 2009. Toutefois, les salariés devaient donner leur accord pour avaliser le processus. C'est une obligation de l'employeur. Les employés peuvent toutefois refuser après en avoir été informés. Depuis 2017, la loi du Travail fait de cet accord un principe prédéfini. Enfin, un format simplifié de la fiche de paie dématérialisée a été mis en place. Comment mettre en place un système de bulletins de paie dématérialisés ? La mise en place d'un système de bulletin de paie dématérialisé repose sur des principes fondamentaux, également considérés comme étant des obligations de l'employeur. L'intégrité des données La dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises. Elle s'accompagne également d'une protection stricte des données personnelles. De plus, ce document numérique n'a de valeur légale que s'il est avant tout intègre. Ces données incluent les éléments qui concernent L'employeur identification, code APE, N° SIRET, convention collective applicable ou mention articles du Code du travail congés payés, préavis ; Le salarié identification, emploi, classification conventionnelle ; Le travail effectué par le salarié salaire de base, heures supplémentaires, heures complémentaires, salaire brut, cotisations, prévoyance et contributions sociales, montant du prélèvement à la source, salaire net, entre autres. La confidentialité Un bulletin de paie dématérialisé est remis à son titulaire d'une manière sécurisée. Cela garantit une confidentialité de toutes les données incluses dans le document. Dans la pratique, l'entreprise peut le téléverser sous format PDF dans un espace personnel et sécurisé. L'e-bulletin acquiert une valeur probatoire lorsqu'il est protégé par des fonctions de hachage, de signature électronique ou de cryptage. La disponibilité Lors de la mise en place d'un système de fiche de paie numérique, une durée de disponibilité est fixée par l'employeur afin que chaque salarié concerné puisse y accéder durant 50 ans, et jusqu'à ce que ce dernier atteigne 75 ans. En cas de cessation d'activité de l'entreprise ou du prestataire en charge de la conservation du document, le salarié se verra informé 3 mois avant cette échéance afin de récupérer ses documents numériques de l'espace de stockage. L'accessibilité Lorsque l'employeur décide de s'engager à numériser les bulletins de paie, il a pour obligation de les laisser accessibles à tous les salariés concernés. À chaque instant, les fiches de paie dématérialisées seront mises à disposition dans un format électronique courant. De cette manière, l'accessibilité se fait de manière rapide et facile. Liaison au CPA L'employeur est dans l'obligation de permettre au salarié d'avoir accès à sa fiche de paie dématérialisée sur une plateforme associée à son Compte Personnel d'Activité. En effet, le CPA est une plateforme qui regroupe Le compte professionnel de formation CPF ; Le compte professionnel de prévention C2P ; Le compte d'engagement citoyen CEC.
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| Μар щи | Жե ըфоρէхο | Щի չоβቹቦ иլижоνըкл | Ехрефልпխ ጁру |
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